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一、首次办理
投标负责人填写《投标项目学校印章使用及文件办理申请》（附件1），须根据招标公告的要求，选择合适的办理步骤，在所办步骤及所需材料处打√，经办人签名并填写办理日期。填写完成后，投标负责人亲笔签名确认、所在学院主管领导签字盖章。
经办人提交招标公告或邀标函（一份）、《招投标项目学校印章使用及文件办理申请》（一份）至科研院横向处留底。
经办人在横向处《投标项目登记表》登记。为保证唯一性应首先查阅之前是否已登记相同的招标项目。
二、非首次办理
经办人在横向处招投标用章档案中找回之前提交的《投标项目学校印章使用及文件办理申请》，在原申请表上选择合适的办理步骤，在所办步骤及所需材料处打√。填写完成后，经办人签名并填写办理日期。
经办人在《投标项目登记表》中找到相关记录并登记。
三、联合投标
1、与校外单位联合投标
如需与校外单位成立联合体投标，须签订联合投标协议，明确投标主体。中山大学作为投标主体时，所占经费比例不得低于50%。
联合投标协议需经科研院横向处审核，加盖横向处处长签字章后加盖中山大学技术合同专用章。负责人需填写《中山大学科研项目申报合作企业关联关系及联合投标协议审核表》（附件3），签名确认、所在学院主管领导审核盖章后提交至科研院横向处留底。
联合投标协议签订后需提交一份至科研院横向处留底。
2、与校内其他项目组联合投标
如需与校内其他项目组成立联合体投标，须签订《校内联合投标协议》（附件13），明确校内分工及经费分配。校内联合投标协议签订后需提交一份至科研院横向处留底。
四、网上注册/新增供应商
1、网上注册
如需要在新的招投标平台注册投标账号，注册后应向科研院横向处登记招投标平台名称、网址、注册账号及注册密码，以便其他老师使用。如办理数字证书/密钥，投标结束后应将数字证书/密钥交至科研院横向处统一保管。
在已有的网上招投标平台投标，可向科研院横向处查询已有的注册账号及注册密码，借用电子证书/密钥，不得更改已有的注册信息。
2、新增供应商
应招标方要求需增加供应商信息的，项目组应提供所投标项目信息，联系横向处办理相关手续。
五、投标报名/购买标书、递交投标文件
投标负责人可委托其他人（包括学生）作为经办人进行投标报名、购买标书、递交投标文件，但不可授权学生、校外人员（含劳务派遣）作为标书中签字的授权代表。
用于投标报名、购买标书、递交投标文件所开具的法人授权委托书、法定代表人证明书均需使用学校提供的范本，制作标书/报价文件的法人授权委托书、法定代表人证明书应使用对方提供的格式。
经办人身份证复印件如需加盖中大公章，应写明用途“仅用于XXX项目投标报名/购买标书/递交投标文件”。
六、办理投标文件/报价文件、唱标材料盖章
1、投标文件/报价文件
办理投标文件正本、报价文件盖章前需确认中标后所签订的合同样式。如需使用招标方规定的非范本合同样式，应将合同样式提交科研院横向处审核，审核通过后方能办理投标文件盖章。投标负责人需填写《中山大学投标项目非范本合同样式审核表》（附件4），签名确认、所在学院主管领导审核盖章后提交至科研院横向处留底。横向处对非范本招标格式合同进行审核，并反馈《合同文本差异表》（附件5），项目负责人应如实向招标方反馈审核意见，并提交回执（附件5）。
投标文件及报价文件应有封面及目录。Ⅰ类资信材料领取及投标资质材料领取及正本盖章需同时办理，要将投标文件正本（除Ⅰ类资信材料外）全部内容准备妥当并打印提交审核，不能仅领取Ⅰ类资质材料。所有需盖中山大学公章的页面（除封面、法定代表人证书及法人授权书外），需在盖章处有被授权人签字的地方及盖章日期，并由被授权人签字。如原投标文件模板缺少被授权人签字的地方，应自行添加“被授权人（签字）：”及“XXXX年XX月XX日”。所有需盖中大公章的佐证材料复印/扫描页面需有相关部门核实与原件相符，网页截图及照片原则上不可加盖中山大学公章。
（1）身份证复印件应写明用途“仅用于XXX项目投标文件/报价文件”。
（2）个人证明材料（如职称证书、学历证书等）需提供原件供科研院横向处审核或由被授权人在其上写明“此件与原件相符”并签名，由科研院横向处盖“经核实复印件与原件相符”章，审核人签名后方可加盖中山大学公章。
（3）项目证明材料（如合同复印件）需由相关管理处室盖“经核实复印件与原件相符”章，审核人签名后方可加盖中山大学公章。财务证明材料需由财务处核实与原件相符并加盖财务与国资管理处公章，不另行加盖中山大学公章。在职证明材料需使用大学服务中心打印的在职证明原件，不另行加盖中山大学公章。
如招标文件要求加盖骑缝章，投标文件正文均需含有被授权人签字。已有职能部门核实的证明材料复印/扫描页面不需被授权人签字。联合投标时，不得加盖骑缝章。
投标文件副本指正本复印件。正副本封面盖章、密封可凭已盖章并胶装后的正本前往校长办公室办理，无需经科研院开具盖章联系单。
2、唱标材料
所有不装订在投标文件中并需要在递交投标文件时同时提交的材料统称为唱标材料。唱标材料盖章需与投标文件盖章同时办理。
七、注意事项
1. 投标时在《招投标项目学校印章使用及文件办理申请》中签名的投标人、中标后合项目负责人必须为同一人，可与投标文件/报价文件中的被授权人不一致。被授权人如为专职科研人员或博士后，需告知科研院横向处，请人力资源管理处会签备案。
2. 格式合同及投标文件中包含涉及课题组的风险条款、承诺书、责任声明等材料如需加盖中山大学公章，需由负责人填写承诺书（模板见附件6）并签字，学院审核后出具意见，学院负责人签字并加盖学院公章，提交科研院横向处归档。相应的承诺书、责任声明应多打印一份，作为附件1同提交科研院横向处归档。
3. 投标时可能需要的中山大学相关信息
成立日期：1924年11月12日
注册资金：.00万元
统一社会信用代码：
开户银行：中国建设银行广州中山大学支行
联行号：
银行账号：44
